È previsto che il Medico Competente istituisca ed aggiorni una cartella sanitaria e di rischio per ogni lavoratore sottoposto a Sorveglianza Sanitaria. Tali cartelle devono essere conservate presso il datore di lavoro nel rispetto del segreto professionale.

Oltre al medico, le cartelle sanitarie sono accessibili ai lavoratori (ognuno alla propria cartella), all'organo di vigilanza ed eventualmente all'Autorità giudiziaria quando necessario per indagini o procedimenti in atto.

La conservazione delle cartelle sanitarie presso il datore di lavoro è a garanzia della possibilità di accesso per l'organo di vigilanza ma non significa che il datore di lavoro o altre figure aziendali, oltre a quelle sopra indicate, possano prenderne visione. Per questo le modalità di conservazione delle cartelle devono essere tali da non consentire la loro accidentale consultazione da parte di soggetti che non ne hanno titolo.